terça-feira, 4 de maio de 2010

Guardando documentos

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clipeart e desenhosPessoas  e escritórios guardam um amontoado de documentos desnecessariamente. Os comprovantes de pagamento, recolhimentos de impostos, extratos bancários, livros fiscais, notas fiscais necessitam de ser guardados por períodos estipulados por lei, obedecendo a tabelas de temporalidade, conforme a que anexamos: abaixo:

DOCUMENTOS ou ARQUIVOS
PRAZO MÍNIMO DE GUARDA
Arquivos SPED: ECD/EFD/NFe
06 anos (ver nota 2)
DARF (PIS/COFINS/IRF/IRPJ/CSLL)
05 anos (ver nota 3)
Declarações DIPJ/DIPI/DIF/DITR/DIMOB/PER-DCOMP
06 anos
DIRF
05 anos
Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico)
20 anos
Extratos Bancários
06 anos
Folha de Pagamento
35 anos
Folha de Ponto
05 anos
Formulário CAGED
10 anos
GFIP (FGTS - RE / GR)
35 anos
GPS
05 anos (ver nota 3)
GR Contribuição Sindical / Assistencial
05 anos
Holerites / Recibos de Pagamentos
05 anos
Laudo PPRA
20 anos
Livro de Inspeção do Trabalho
Permanente
Livro Diário
06 anos (ver nota 2)
Livro Razão
06 anos (ver nota 2)
Livros de Entradas e Saídas
05 anos após o último lançamento (ver nota 2)
Livro Registro de Inventário
06 anos após o último lançamento (ver nota 2)
Livros: Apuração do ISS e ICMS
05 anos após o último lançamento
Livros de Atas de Assembléia
Permanente
Notas Fiscais e Cupons Fiscais
05 anos (veja nota 1)
Orçamentos / Contratos de Obras
Até o final da garantia
Processos Trabalhistas
Permanente
Prontuários de Funcionários
Permanente
RAIS
Indeterminado
Recibo de Vale Refeição
06 anos
Recibo de Vale Transporte
06 anos                       





































Há ainda outros tipos de documento como:
Orçamentos / Contratos de Obras -------------------- Até o final da garantia
Seguros de vida, automóvel, etc; extratos bancários-----------------01 anos
Recibo de aluguel----------------------------------------------------- 03 anos
Taxas e impostos municipais, IPTU, IPVA, contas de água, luz, telefone e gás, taxas de condomínio, mensalidades escolares, faturas de cartões de crédito, pagamento de prestação da casa, contracheques, notas de serviços de profissionais liberais, carnê do INSS-------------------------------------------------------------------05 anos
Recibos e documentos da declaração do Imposto de Renda-----------06 anos
Certidões de casamento e nascimento, título de eleitor com comprovantes de votação (hoje os comprovantes podem ser substituídos por certidões emitidas pela Justiça Eleitoral, inclusive pela internet), CPF, CI, Documentos judiciais------arquivo permanente


Esses documentos devem ser organizados em pastas ou envelopes, identificados pelo ano base, e guardados em lugares secos. A umidade pode estragar os papéis com manchas.
Mandar sempre desratizar e desinsetizar o ambiente onde esses documentos estiverem armazenados.