sexta-feira, 28 de maio de 2010

Administrando a casa e escritório

Não existe uma forma correta de organizar as coisas. Portanto, não tenha medo de experimentar.
Se seu sistema de organização dá bom resultado, está perfeito. Se, no entanto, ele não funciona, é hora de tentar alguma coisa diferente. Saia que os melhores sistemas de organização são os criados pelos próprios usuários. 
Tente envolver toda a família e equipe funcional na elaboração de um bom sistema, mas preste atenção, pois pode haver alguém que não entenda os benefícios de ser organizado. Para motivar todos, talvez você precise criar algum tipo de incentivo.
Estabeleça regras:

"Quem fizer bagunça tem que acabar com ela "agora", e não mais tarde!!

Faça da arrumação um projeto que envolva a todos. Crie os 5 S dentro de sua casa e escritório.
Todos devem ter uma caixa de entrada, onde cada qual possa colocar todos os documentos que deram entrada no dia, e essa caixa deve ser verificada com regularidade. Deixe por perto guloseimas, para que as pessoas possam beliscar alguma coisa enquanto analisam os documentos.
Ajude a todos os membros da família e ao do escritório a adquirir habilidades de organização, que vão acompanhá-los por toda vida.
Algumas tarefas, como por exemplo, fazer dever de casa, ler e responder emails, devem ser programadas para ser feitas numa determinada hora, sempre na mesma hora.
Ensine como organizar trabalhos e deveres em pastas e fichários.
Dê uma agenda a cada um para anotação dos compromissos e datas importantes.
Separe de véspera o material que será usado no dia seguinte, para a escola, ou em reuniões que acontecerão no escritório.
Se existe o hábito de atraso para sair pela manhã, deixe a mesa do café pronta no dia anterior, a cafeteira preparada com o café e o leite no bule para ferver. Faça o suco de véspera também.
Faça as compras de supermercado uma vez por semana, e para o escritório, procure fazer compras mensais.
Só ligue ferro quando tiver muita roupa para passar. 
Faça uma agenda com os aniversariantes do mês e programa com antecedência as comemorações.
Tenha um orçamento doméstico e corporativo, baseado em despesas reais. Tome por base os últimos 6 meses.
Limpe banheiros diariamente, utilizando 5 minutos por dia para isso. Hábitos de higiene não podem ser deixados de lado.
Crie um contas a pagar, e reserve um espaço para que esses documentos fiquem sempre de fácil acesso.
Deixe em uma gaveta material de expediente, como canetas, grampeadores, calculadora, papéis de anotação, etc...
Registre um plano de ação do que deve ser feito diariamente, mensalmente e deixe em lugar de ampla visualização por todos. Divulgue por e-mail para conhecimento de todos.

Admita que, se você promover mudanças, os outros precisarão de tempo para ajustar-se a essas mudanças.
Mas se você tem sido o maior criador de bagunça, talvez seus familiares e subordinados estejam usando esse fato como desculpa para ser, eles também, relaxados.

Recolha todos os objetos avulsos que encontrar jogado pela casa ou escritório e guarde-os num cesto. Crie um achados e perdidos.
Coloque um cesto de roupa suja em cada quarto.
Coloque cestos de lixo sob a mesa de trabalho de todos.
Organize um cardápio mensal para simplificar o planejamento das refeições. No escritório, você pode terceirizar o fornecimento das refeições, caso não tenha uma área disponível para preparo das mesmas.
Verifique se todos gostam das tarefas que estão incumbidos de realizar. Troque de tarefa aquele que não demonstra interesse nas tarefas que executa.
Marque tempo para organizar suas tarefas. Acostume criar um prazo inicial e um final para tudo.

A organização não é um trabalho de um dia apenas. É um processo contínuo.

Determine a execução de limpeza com frequência.
Mantenha produtos de limpeza ao acesso de todos.
Peça a ajuda de todos, tanto em casa como no escritório, no sentido de colaborar com a organização e arrumação de tudo. Não faça sozinho, pois as pessoas se acostumam e acham que não tem obrigação de fazer nada.
Ofereça uma gratificação adicional ou premie o funcionário ou membro da família que mais colaborou no mês com esse projeto de organização.

Não importa onde nem como você vai começar a se organizar.  O importante é dar o primeiro passo de alguma forma, qualquer forma. Comece agora mesmo.